英文でビジネスEメールを作成する時の間違いやすいポイント10個

  1. Forgetting to gteat

    本文の前に述べる挨拶文を忘れる

    メールを送ったのが “誰で” “誰に” 送ったのか明確にする

    • Hi ~
    • Hello ~
    • Dear ~

    加えて、メールの最後には、”これで終わり” という定型文を自分の名前を交えて書くこと

    • Thanks
    • Regards

  2. being too formal

    あまりにも形式にとらわれすぎて固い文章になってしまう

    例えば、自分が10年に渡り交友を続けており、お互いに気心が知れている場合にメールを書く時、

    Respected, Mr.Jack White

    という表現はあまりにも堅苦しく、相手も驚いてしまう。

    ここでは、多少はフレンドリーに

    Dear Jack

    の方が良い

    相手の名前を書く時は、相手との付き合いの深さを考慮して表現すること

    Addressing people with respect to your relationship with them

    例えば、Susanにメールを送る場合、最初の時は、

    Dear Mrs. White

    と書くかもしれないが、それが次第に、

    Mrs. White

    となり、最後にはファーストネームを使って、

    Hello Susan
    Hi, Susan
    Dear Susan

    と書くようになる。

  3. Being too informal

    チャットとは異なり、ビジネスメールであることから、くだけた表現や馴れ馴れしい表現は用いないこと

    例えば、

    Mr. John

    と書くべきところを

    Hey, Johnny Boy

    Hey Buddy Boy

    と書いてはいけない。

    ビジネスメールでは相手のニックネームは使わないこと。

  4. Forgetting the subject

    メールの主題や本題に関する記述はキチンと書く

    複数の件についてメールを書く場合、自分は理解しているのは当然だとしても、メールを受け取った人は非常に混乱してしまう

  5. Hitting reply all

    上司から送られたメールに返事をする場合、CCの形でメールの件とは無関係な人間にまで無闇にメールは送らないこと

    返事を送る場合には、本当に必要な人だけにすること

  6. Not punctuating

    句読点は正しく使う事

    句読点・・・comma(,) full stops(.) semicorons(;) など

    句読点の使い方を間違えると、メールの本文で伝えたい内容が全く異なってしまったり、相手が非常に読み難い文章になってしまう

  7. Including too many Personal details

    メールの内容とは直接関係ない私的な事柄について書くのは必要最小限に留めること

    上司はあなたの私生活について興味はない

    例えば、娘の都合で早退したい場合、今日は小学一年になる娘の誕生日で、誕生パーティーをするためとか、クラブでライオンキングを演じる、などという細かい事は書かない。

  8. Not correcting typos (or errors)

    メールを送信する前にもう一度、誤字脱字や句読点の間違いがないか確認すること

  9. Repeating quation

    メールの中で何度も質問や問い合わせについて書かないこと

    相手に対する質問の記述は一回だけとし、返ってきた答えが満足いかない場合に改めて、どんな点を明らかにしたいかメールをする

  10. Using Emojis

    ビジネスメールなので絵文字は使わないこと

    日本語の絵文字は英語では “emoji:イーモジ” と言う模様


【BGMに使える曲・今週の一曲】

ラブ・ストーリーは突然に / 小田 和正(ピアノ plus)

コメント

タイトルとURLをコピーしました