英文でビジネスEメールを作成する時の間違いやすいポイント10個

本文の前に述べる挨拶文を忘れる

メールを送ったのが “誰で” “誰に” 送ったのか明確にする

例

• Hi ～
• Hello ～
• Dear ～

加えて、メールの最後には、”これで終わり” という定型文を自分の名前を交えて書くこと

• Thanks
• Regards

等

あまりにも形式にとらわれすぎて固い文章になってしまう

例えば、自分が10年に渡り交友を続けており、お互いに気心が知れている場合にメールを書く時、

Respected, Mr.Jack White

という表現はあまりにも堅苦しく、相手も驚いてしまう。

ここでは、多少はフレンドリーに

Dear Jack

の方が良い

相手の名前を書く時は、相手との付き合いの深さを考慮して表現すること

Addressing people with respect to your relationship with them

例えば、Susanにメールを送る場合、最初の時は、

Dear Mrs. White

と書くかもしれないが、それが次第に、

Mrs. White

となり、最後にはファーストネームを使って、

Hello Susan
Hi, Susan
Dear Susan

と書くようになる。

チャットとは異なり、ビジネスメールであることから、くだけた表現や馴れ馴れしい表現は用いないこと

例えば、

Mr. John

と書くべきところを

Hey, Johnny Boy

Hey Buddy Boy

と書いてはいけない。

ビジネスメールでは相手のニックネームは使わないこと。

メールの主題や本題に関する記述はキチンと書く

複数の件についてメールを書く場合、自分は理解しているのは当然だとしても、メールを受け取った人は非常に混乱してしまう

上司から送られたメールに返事をする場合、CCの形でメールの件とは無関係な人間にまで無闇にメールは送らないこと

返事を送る場合には、本当に必要な人だけにすること

句読点は正しく使う事

句読点・・・comma(,) full stops(.) semicorons(;) など

句読点の使い方を間違えると、メールの本文で伝えたい内容が全く異なってしまったり、相手が非常に読み難い文章になってしまう

メールの内容とは直接関係ない私的な事柄について書くのは必要最小限に留めること

上司はあなたの私生活について興味はない

例えば、娘の都合で早退したい場合、今日は小学一年になる娘の誕生日で、誕生パーティーをするためとか、クラブでライオンキングを演じる、などという細かい事は書かない。

メールを送信する前にもう一度、誤字脱字や句読点の間違いがないか確認すること

メールの中で何度も質問や問い合わせについて書かないこと

相手に対する質問の記述は一回だけとし、返ってきた答えが満足いかない場合に改めて、どんな点を明らかにしたいかメールをする

ビジネスメールなので絵文字は使わないこと

日本語の絵文字は英語では “emoji：イーモジ” と言う模様