英文ライティング:ビジネスメールの書き方

ビジネスEメールには以下の4つの部分から構成されます。

  • Subject:メールのタイトル
  • Greetings:挨拶
  • Body:メール本文
  • Closing:〆の挨拶

英語圏のビジネスEメールを書くにあたり、一つのポイントがあり、それは、

「内容は手短に、ポイントを押さえて書く」

ということです。

日本の手紙のように、長々とした時候の挨拶や最近のプライベートな出来事など、用件に関係のない記述は一切不要。

Eメールの最初の部分は世界共通で、

  • 差出人のメールアドレス
  • メールの表題
  • CC
  • BCC

メールの表題には英文法に則したフルセンテンスは書かず、何についての用件か、数個の単語で書きます。

例えば、メールが求職に関するものであれば、

Job Application

だけ書き、

I’m applying for a job in your company.

といった文章では書かない。

“CC” は “Carbon Copy” の略で、ここにメールアドレスを記述すれば、メールを受け取った人は、他に誰に同じ内容のメールが送られたか分かります。

“BCC” はその逆で、”Blind Carbon Copy” と称され、ここに複数のメールアドレスを書いて送っても、受け取った相手には、他に同じメールを誰が受け取ったかわからないようになっています。

【Greetings】

先ずは、メール本文の書き出しの部分です。

それには、いくつかのパターンがあり、

  1. Hi John,

    “Hi” + “相手の名前” のパターン。
    どちらかと言うと、カジュアルな表現で、職場等で呼び合っている感じ。
  2. Dear Linda,

    「1.」をもう少し丁寧にした書き方
    用いられる事が多いパターン。

    「1.」が何度も顔を合わせ気心が知れている相手に使うのとは違い、初めてメールを出す相手に使うパターン。
  3. Paul,

    名前だけ。

    相手に対して冷たい感じを与えるかもしれない。
  4. Dear Mrs. Stewart,

    非常に丁寧な書き方とされる。

    これも、ビジネスEメールでよく使われるパターン
  5. Dr. Jonson,

    仕事上のオフィシャルなEメールで使う
  6. Dear Sir and Madam,

    メールを受け取る相手の名前が分からない場合に使われる。
  7. To whom it may concern,

    メールを受け取るのが誰だか分からない場合に使われると同時に、政府のメール等、オフィシャルなメールで使われる。

    反面、場合により、相手に “Rude” な印象を与えかねない。
  8. Hello,

    一番、お手軽なパターン。

    全く堅苦しくない表現で、動画の講師は、「5.」や「6.」よりもコチラを勧めている。

【Body】

出来る限り簡潔に、少ないセンテンスでメールを送付した趣旨を伝える。
長々とした文章は好まれない。

【Closing】

慣習として、よく使われるパターンは以下の通り。

  1. Sincerely,

    フォーマルな場合に使われる。

    堅苦しい印象を相手に与えるので、気心が知れた職場の同僚宛のメールには使わない。
  2. Regards,
  3. Best Regards,
  4. Warm Regards,
  5. Kind Regards,
  6. Best Wishes,
  7. Thank you,

大概の場合、「2.」~「5.」の表現が “ほどほどフォーマル” “ほどほどフレンドリー” で無難。

“Thank you,” はどちらかというと、カジュアルな表現なものの、どんな場合でも使える万能のフレーズ。

その他の留意点として、ビジネスEメールの場合、

  • Greeting
  • Body
  • Closing
  • 自分の署名

の間には一行間を空ける。

メール全体がビッシリと隙間なく書かれていると読みずらい上に、相手に良い印象を与えない。


【BGMに使える曲・今週の一曲】

いっそセレナーデ / 井上陽水(バイオリン)

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