ビジネスEメールには以下の4つの部分から構成されます。
- Subject：メールのタイトル
- Greetings：挨拶
- Body：メール本文
- Closing：〆の挨拶
英語圏のビジネスEメールを書くにあたり、一つのポイントがあり、それは、
「内容は手短に、ポイントを押さえて書く」
ということです。
日本の手紙のように、長々とした時候の挨拶や最近のプライベートな出来事など、用件に関係のない記述は一切不要。
Eメールの最初の部分は世界共通で、
- 差出人のメールアドレス
- メールの表題
- CC
- BCC
メールの表題には英文法に則したフルセンテンスは書かず、何についての用件か、数個の単語で書きます。
例えば、メールが求職に関するものであれば、
Job Application
だけ書き、
I’m applying for a job in your company.
といった文章では書かない。
“CC” は “Carbon Copy” の略で、ここにメールアドレスを記述すれば、メールを受け取った人は、他に誰に同じ内容のメールが送られたか分かります。
“BCC” はその逆で、”Blind Carbon Copy” と称され、ここに複数のメールアドレスを書いて送っても、受け取った相手には、他に同じメールを誰が受け取ったかわからないようになっています。
【Greetings】
先ずは、メール本文の書き出しの部分です。
それには、いくつかのパターンがあり、
- Hi John,
“Hi” + “相手の名前” のパターン。
どちらかと言うと、カジュアルな表現で、職場等で呼び合っている感じ。 - Dear Linda,
「1.」をもう少し丁寧にした書き方
用いられる事が多いパターン。
「1.」が何度も顔を合わせ気心が知れている相手に使うのとは違い、初めてメールを出す相手に使うパターン。 - Paul,
名前だけ。
相手に対して冷たい感じを与えるかもしれない。 - Dear Mrs. Stewart,
非常に丁寧な書き方とされる。
これも、ビジネスEメールでよく使われるパターン - Dr. Jonson,
仕事上のオフィシャルなEメールで使う - Dear Sir and Madam,
メールを受け取る相手の名前が分からない場合に使われる。 - To whom it may concern,
メールを受け取るのが誰だか分からない場合に使われると同時に、政府のメール等、オフィシャルなメールで使われる。
反面、場合により、相手に “Rude” な印象を与えかねない。 - Hello,
一番、お手軽なパターン。
全く堅苦しくない表現で、動画の講師は、「5.」や「6.」よりもコチラを勧めている。
【Body】
出来る限り簡潔に、少ないセンテンスでメールを送付した趣旨を伝える。
長々とした文章は好まれない。
【Closing】
慣習として、よく使われるパターンは以下の通り。
- Sincerely,
フォーマルな場合に使われる。
堅苦しい印象を相手に与えるので、気心が知れた職場の同僚宛のメールには使わない。 - Regards,
- Best Regards,
- Warm Regards,
- Kind Regards,
- Best Wishes,
- Thank you,
大概の場合、「2.」～「5.」の表現が “ほどほどフォーマル” “ほどほどフレンドリー” で無難。
“Thank you,” はどちらかというと、カジュアルな表現なものの、どんな場合でも使える万能のフレーズ。
その他の留意点として、ビジネスEメールの場合、
- Greeting
- Body
- Closing
- 自分の署名
の間には一行間を空ける。
メール全体がビッシリと隙間なく書かれていると読みずらい上に、相手に良い印象を与えない。
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