私的なメールではなく、会社の仕事で用いられるEメールでは、その書き方についてある程度のテンプレートが経験的に使われる場合が多い。
それは、
- 出だしの挨拶
- このメールが何を目的として書かれたのかの概略
- 本文
- 〆の挨拶となるフレーズ
が一般的。
以下は各セクションについての説明。
今回の場合は、本文として前回の打ち合わせのフォローと自分からの質問と確認を採用している。
- 出だしの挨拶(Greeting)
- Hello
一番フォーマル(Formal)な単語。 - Hi
二番目にフォーマル(Formal)な単語だが、少し、インフォーマル(Informal)なニュアンスを含む。 - Hey
インフォーマル(Informal)な単語なので、気心の知れた会社の同僚などに使うだけにし、会社の公式文書や上司には用いない。
- Hello
- メールの内容についてのイントロ
- This is to inform you that …..
最も一般的なフレーズ - Just to let you know …..
インフォーマル(Informal)な表現なので、仲間内だけに使うこと。
例
Just to let you know, I’m not here on Friday. - Good news !
- Bad news
- I’ve got good
- This is to inform you that …..
- 前回打ち合わせの確認とフォローアップ
- As (we) discussed, ….
例
As discussed yesterday, …..
As discussed this morning, ….. - To follow up on our meeting (or discussion), …..
例
To follow up on our discussion, please come on time. - Regarding / In regards to …..
例
Regarding the quality of your deodorant, please change it soon. - As far as _____ goes …..
例
As far as the budget goes, please be careful with your spending.
As far as, you know, this weekend’s tour goes, it’s going to begin at 11 o’clock. - On the topic of _____, …..
メールで相手に何かを尋ねたり、お願いをする時 - I’d like to know …..
例
I’d like to know when the meeting ends.
I’d like to know if I should bring anything. - Could you let me know ….. ?
- Could you confirm ….. ?
重要な案件について確認する場合に使うフレーズ。
例
Could you confirm how much money I should give ? - Do you know ….. ?
例
Do you know if the printer needs more ink ?
Do you have any details (or update) on ….. ? - Could you give me an update (a quote, an estimate) ?
- As (we) discussed, ….
- 相手に礼を伝えるフレーズ
- Thanks for …..
- getting back to me.
相手が自分が送ったメールに返信してくれた場合。 - the info.
“info” はインフォーマルな表現なので、公式のメールでは略さない “information” を使うこと。 - the heads up.
このフレーズも若干、インフォーマル(informal)なニュアンスを含む。 - the updates.
- the email.
- getting back to me.
- following up on (or with) …..
例
Thanks following up with the department. - your help with …..
- looking into this (or that).
- Thanks for …..
- 〆の挨拶
- I’ll get back to you (as soonas I can).
- I’ll let you know.
- I’ll keep you posted.
何か自分が情報を得たら、貴方にもそれを知らせる、という意味。 - Let me know.
上記の逆で、何か情報を得たら自分に知らせてくれ、という意味。 - Keep me posted.
これも上と同じ意味。 - Sincerely
公的な文書のメールで使われる、非常に “堅い” “かしこまった” 表現。
通常は下記の言葉を用いる。 - Thanks
- Regards
- All the best
コメント